わかりやすく伝える！人に頼みごとをしたい場合の礼儀とコツ

人に頼みごとをするとき、相手に失礼にならないように、どのような言葉遣いや態度が大切なのでしょうか？

また、効果的な頼み方にはどのようなポイントがあるのでしょうか。

本記事では、相手にわかりやすく伝えるための礼儀やコツを紹介します。ぜひ、実践してみてください。

頼み事がしにくい理由とは

頼み事がしにくい理由には、相手に迷惑をかけたくないという気持ちや、頼まれた側が断られた場合に傷つくことを恐れる気持ち、自分でやれば良いと思ってしまう気持ちなどが挙げられます。

• 迷惑をかけるのではないかと思う
• 断られるのが怖い
• 相手を困らせたくないと思う

これらの理由から、頼みごとをすることに抵抗がある人も多いでしょう。

しかし、適切に頼みごとをすることで、自分自身の負担を減らしたり、相手との関係をより良くすることができます。

頼みごとをする際には、相手にとってもメリットがあることを理解し、礼儀正しくコミュニケーションすることが大切です。

頼みごとをするコツ

理由や目的を説明する

頼みごとをする際には、相手になぜその頼みごとをする必要があるのか、どのような目的があるのかをしっかりと説明することが大切です。

• あなたの専門知識を活用してプロジェクトを成功させたいからです
• 次の会議で必要な議論が進められないため、詳しいあなたに資料作成をお願いしたい
• プロジェクトを成功させるためにあなたの力が必要なので、お願いします

理由や目的を明確にすることで、相手にとってその頼みごとの重要性や必要性がわかりやすくなります。また、相手がその頼みごとを受け入れるかどうかを判断する際にも、理由や目的が明確であれば、受け入れやすくなります。

数字で明確に伝える

頼みごとの内容や依頼期限など、数字で明確に伝えることで、相手が必要な情報をスムーズに把握できます。

• このプロジェクトは3ヶ月以内に完成する予定です。そのためには週30時間の作業が必要です
• この新製品の販売目標は、来月までに10,000個を達成することです。
• この広告宣伝費用は、投資した金額の3倍以上の効果を生むことが予測されています。

例えば、依頼期限がある場合は、具体的な期日を伝えることで、相手に締切りを理解してもらいやすくなります。また、依頼内容が複雑な場合は、数字を使って説明することで、相手がイメージしやすくなります。

相手のスケジュールを尊重する

相手のスケジュールを尊重することも、頼みごとをする上で非常に重要なポイントです。

相手が予定が詰まっているときに、急に大きな仕事を頼んだり、締め切りが迫っているときに長時間の打ち合わせを設定したりすることは避けるようにしましょう。

可能な限り相手の都合に合わせたスケジュールや時間帯を提案することで、相手にとっても仕事がしやすくなり、協力しやすくなることが期待できます。

大事なポイント・結論を先に伝える

頼みごとを伝える際には、まずは大事なポイントや結論を先に伝えることが大切です。

相手が最初に聞くことで、相手の関心を引くことができます。また、頼みごとが複雑な場合は、大事なポイントを先に伝えることで、相手が理解しやすくなります。

以下に会話形式の依頼言葉の具体例をいくつか示します。

1. 「すみません、明日の朝会議でスピーチをすることになりましたが、プレゼン資料を作成してくれませんか？」
   大事なポイント：スピーチの準備を手伝って欲しい
   結論：プレゼン資料を作成して欲しい
2. 「お忙しいところすみません。来週のプロジェクトの進捗状況について報告する必要があるのですが、スケジュール調整をお願いできますか？」
   大事なポイント：来週の報告に備えて進捗状況をまとめる必要がある
   結論：スケジュール調整をお願いしたい
3. 「お願いがあります。明日までにプレゼンのデータを作成しなければならないのですが、手伝ってくれませんか？」
   大事なポイント：プレゼンのデータ作成に手間取っている
   結論：手伝って欲しい
4. 「すみません、申し訳ありませんが、今週末までにプロジェクトの報告書を作成しなければならないのですが、手伝ってくれませんか？」
   大事なポイント：プロジェクト報告書作成に時間がかかりそう
   結論：手伝って欲しい

自尊心をくすぐる

自分が大切に思っていることについて相手に意見を聞いたり、アドバイスを求めたりすることで、相手は自分自身を認められたような気がし、協力的になることがあります。

• あなたにしか頼めなくて
• 分かってくれるのはあなただけ
• 信頼している人にしか頼めない

相手の自尊心をくすぐることで、信頼関係が築かれ、相手があなたの頼みを受け入れる可能性が高まります。

仲間意識をつくる

共通の目的や目標を設定し、相手との関係を「仲間」として捉えることで、相手が自発的に協力する意欲を高めることができます。

特に、リーダー的な立場にいる人は、メンバー同士が自発的に助け合うような雰囲気を作ることが重要です。

仲間意識を育むためには、コミュニケーションを積極的に行い、相手に対して関心を持ち、協力的な態度を示すことが大切です。

リスト・箇条書きで伝える

リスト・箇条書きで伝えることも重要です。文章を箇条書きにすることで、情報を整理しやすく、読み手にとっても理解しやすくなります。

例えば、以下のような箇条書きが考えられます。

1. スーパーマーケットでの買い物リスト

• パン
• 牛乳
• チーズ
• トマト
• サラダ菜

このように、買い物リストを箇条書きにすることで、必要なアイテムが一目でわかります。

2. 新入社員研修のアジェンダ

• 会社概要の説明
• 社員マニュアルの紹介
• 業務の流れの説明
• コミュニケーションスキルの研修
• チームビルディングの研修

研修のアジェンダを箇条書きにすることで、参加者が受ける内容や順番が明確になります。

3. 旅行の持ち物リスト

• パスポート
• 航空券
• 旅行保険
• スマートフォン充電器
• 薬

旅行の持ち物リストを箇条書きにすることで、必要なものが漏れることがなくなります。

また、順番を調整することで、優先度の高いものを先に準備できるようになります。

メールの件名で簡潔に内容を伝える

メールの件名に簡潔に内容を伝えることは非常に効果的です。

メールの件名は、受信者がメールを開く前に最初に目にする部分です。

簡潔な件名をつけることで、受信者がすぐにそのメールの内容を理解し、優先順位をつけることができます。

例えば、以下のような件名は簡潔でわかりやすいです。

• 【依頼】明日の打ち合わせ資料について
• 【確認】来週の出張スケジュールの件
• 【スケジュール変更のお願い】明後日の会議について

これらの件名を見るだけで、受信者はどのような内容のメールかを理解できます。

簡潔な件名をつけることで、受信者にとってもスムーズなコミュニケーションが可能となります。

人に頼みごとをしたい場合の礼儀

丁寧な挨拶をする

頼みごとをする前に、まずは相手に対して丁寧な挨拶をすることが大切です。

相手に対して敬意を表し、相手の気持ちに配慮することが重要です。

相手にメリットがあることを伝える

相手にとって、頼みごとをすることでメリットがあることを伝えることが大切です。

相手が自分自身のためにもなることや、楽しいことなど、相手が喜ぶことを伝えることで、相手のやる気を引き出すことができます。

相手の状況を考慮する

相手が忙しい時や、体調が優れない場合など、相手の状況を考慮して頼みごとをすることが大切です。

相手の都合を尊重し、無理なお願いをしないように心がけましょう。

お礼を言う

相手が頼みごとを快く引き受けてくれた場合は、必ずお礼を言うことが大切です。

相手が自分の都合を優先してくれたことに感謝を示し、相手との信頼関係を深めることができます。

まとめ